Comment facturer les frais de débours avec le statut Auto-Entrepreneur ?

Il y a peu de temps, une Auto Entrepreneurs spécialisée dans l’aide à la personne nous posait la question : peut-on déduire des charges de ses frais avec le statut Auto-Entrepreneur.

Puisque l’un des principaux inconvénients du statut Auto Entrepreneur est justement l’impossibilité déduire ses frais, la réponse nous paraissait alors évidente. C’est l’un des revers de la médaille : la flexibilité et l’allègement de la comptabilité propre au statut Auto-Entrepreneur rend jusqu’à présent difficile le calcul et la déduction des charges. C’est presque qu’une question de logique. Pourtant, notre professionnelle en question, appelons la Sylvie, avait d’autres précisions : pour l’une de ses activités, elle assiste des personnes agées, notamment avec des difficultés à réaliser certaines tâches en autonomie. Comme par exemple, faire leurs courses ou leur ménage. Sylvie se demandait donc : comment doit-elle facturer ?

1. Prendre à sa charge les courses qu’elle facturerait ensuite à ses clients : le prix des courses + sa prestation ?
2. Ou bien séparer les comptes et faire les courses avec l’argent de ses clients, leur facturer sa prestation seule ?

S’il s’agit d’une mission occasionnelle, il parait plus efficace pour Sylvie d’opter par la seconde solution. D’une part parce que la première transaction ne peut pas être prise en charge par son activité libérale (il s’agirait plutôt d’un achat revente de marchandises). Mais, au-delà de la question légale, ce n’est pas tout à fait raisonnable : au moindre soucis, que peut bien faire Sylvie ? Peu de chose en vérité !

En effet, c’est d’un commun accord avec votre client que vous pouvez prendre cette décision. Mais attention, c’est un arrangement à l’amiable, et rien ne vous protégera en cas de problème (si l’on vous accuse de vol par exemple ou si vos choix de courses ne correspond pas à l’attente de votre client, … ). C’est le lot du statut Auto-Entrepreneur. Et c’est le devoir de l’Auto-Entrepreneur de s’en protéger.

Savez-vous qu’il existe une opération comptable précise pour ces cas ? Cela s’appelle le débours !

Qu’est-ce que les frais de débours ?

Pour les indépendants optant pour la statut Auto Entrepreneur, le débours sert à déduire les frais et achats qui ont été engagés lors d’une prestation de service. Exactement comme dans le cas de Sylvie, finalement. Ces frais peuvent prendre en compte toutes sortes de marchandises achetées pour le compte d’une prestation de service : nourriture pour cuisiner, produits ménagers pour une prestation de nettoyage, du tissu, un logiciel, … bref toute sorte de produits et de matières premières utiles à l’accomplissement de votre mission. Mais les frais de débours peuvent aussi prendre en compte l’essence, les repas, l’hébergement qui ont été nécessaire.

Mais attention, l’opération de débours doit respecter des règles bien particulière. Les frais de débours ne se prennent évidemment pas à la légère.

Quelles sont les formalités du système de débours

1. Vous devez disposer d’un accord écrit de votre client qui précise la demande de réaliser un achat. Même si les accords tacites peuvent être, selon le contexte, tolérés, les preuves écrites sont toujours recommandées et rassurantes pour l’Auto Entrepreneur comme pour son client.
2. Vous devez prendre garde à reporter le compte exact de la somme qui a été engagée au centime près. Donc, Auto-Entrepreneurs, à vos notes et à vos calculettes.
3. Conservez absolument tous vos justificatifs : factures, tickets de caisse et autres récépissés de paiement. Vous devrez les remettre à votre client pour justifier ce qu’il vous doit au titre des débours.
4. Vous devez également conserver des copies de ces justificatifs pour votre propre comptabilité (la tenue d’un livre de recette est obligatoire avec le statut Auto Entrepreneur). En cas de contrôle, ils vous seront indispensables pour appuyer votre livre des comptes. Par ailleurs, vous devez y mentionner le terme ‘débours’ à côté de la somme correspondante.
5. En parlant de comptabilité, le chiffre d’affaire correspondant au débours est exonéré de cotisation et n’est pas comptabilisé dans votre chiffre d’affaire global. À la différence de ce dernier, le débours ne connaît donc pas de seuil maximum.

Parlons pratique :

Concrètement, vous devez mentionner le débours dans votre facture globale. Imaginons que Sylvie facture à son client pour le mois de juin deux prestations de service qui valent 1567,00€. Pour ces prestations, elle a dû mettre à disposition du matériel et des matières premières et engagé des frais de missions (soit du carburant, l’achat de produits et matériel d’entretien) équivalent à 47,03€.

Dans sa facture du mois de juin, Sylvie décrit donc dans chaque ligne sa prestation 1, sa prestation 2, son débours 1, son débours 2 et 3.

Cette facture sera accompagnée des justificatifs correspondant et le montant net sera à régler par son client, soit 1614,03€. En revanche, pour payer ses cotisations sociales, ce n’est pas le montant global qu’elle devra mentionner mais le chiffre d’affaire de ses prestations de service, soit 1567€. Voilà 

Alors pourquoi n’entendons-nous jamais parler du débours ?

En pratique bien souvent, les débours ne concernent que de petites sommes, des arrangements communs.  Les frais de débours nécessitent d’être rigoureux et consciencieux.

Mais, Auto-Entrepreneurs, rappelez-vous : le statut Auto Entrepreneur est celui d’un chef d’entreprise, il vous appartient de tenir votre activité et votre comptabilité à jour dans le respect des règles !

Une autre limite concerne la TVA : si votre client est une entreprise et que vous devez prendre en charge certains frais, vous ne pourrez pas déduire la TVA comme cette entreprise le ferait. Il vous faudra donc être clair et transparent dans vos devis et vos échanges avec vos entreprises clientes.

Auteur : Auto-Entrepreneur.fr